Предварительная запись

Управление предварительной записью


Планирование визитов клиентов по предварительной записи на сегодняшний день является неотъемлемой частью процесса обслуживания. Предоставляя клиентам возможность записаться для посещения заранее на точное время, мы существенно повышаем уровень сервиса и, как следствие удобство для посетителя, обеспечиваем тем самым повышение его лояльности к организации. Система предварительной записи также является эффективным инструментом для выравнивания нагрузки на сотрудников во фронт-офисе и сокращения среднего времени ожидания, что в результате позволяет снизить количество посетителей, покинувших отделение еще до обслуживания.

Преимуществом нашей системы предварительной записи является ее полная интегрированность с общей системой управления потоком клиентов, что позволяет нам управлять централизованно всеми бизнес-процессами обслуживания посетителей, используя при этом единые алгоритмы и параметры. Также наша система предоставляет полный набор инструментов, встроенных механизмов и программных компонентов для реализации интеллектуальной, детализированной системы предварительной записи, настроенной с учетом специфики и пожеланий каждого конкретного заказчика.

Как записаться на прием?


Система управления предварительной записью Q-Systems позволяет гибко управлять расписаниями услуг, оказываемых по предварительной записи для разных отделений, временных интервалов, дней, недель, месяцев и т.д.

Встречи могут быть забронированы через любую платформу, используемую для взаимодействия с клиентом до посещения, например: мобильные приложения заказчика, веб-сайт компании (встраиваемая веб-форма либо полномасштабная интеграция), запись через колл-центр, сотрудников в отделениях, при помощи информационных киосков и так далее.

После записи на прием клиент может получить подтверждение по электронной почте или смс. Забронированная встреча может быть изменена или отменена при помощи тех же платформ, которые используются для осуществления бронирования.


Прибытие в организацию


По прибытии в организацию клиент либо вводит код бронирования, номер телефона или любую другую информацию для идентификации, чтобы подтвердить прибытие, либо может обратиться для этого к сотруднику на ресепшен. Осуществляется печать талона и клиент попадает в соответствующую очередь. Далее клиента вызывают к сотруднику для осуществления обслуживания. Если при предварительной записи клиент выбрал конкретного сотрудника, вызов клиента будет осуществлен непосредственно к выбранному сотруднику.

Система позволяет гибко управлять задерживающимися и приходящими раньше назначенного срока клиентами в соответствии с правилами, установленными организацией. Например, организация определяет, что посетитель может прийти в отделение на 30 минут раньше или на 15 минут позже назначенного визита. Система также может автоматически (по электронной почте или через SMS) уведомлять конкретного сотрудника о прибытии клиента, что позволяет сотруднику лично встречать клиента. Очень важно, что пришедшего посетителя может обслуживать любой сотрудник, предоставляющий такую услугу, что значительно улучшает возможности быстрого обслуживания клиентов, пришедших по предварительной записи. Приоритетность вызова посетителей по предварительной записи гибко настраивается через удобный интерфейс.