Электронная очередь у нотариуса

Электронные очереди способствуют оптимизации взаимодействия с любым количеством посетителей при одновременном повышении качества обслуживания. Эффективные программно-аппаратные комплексы успешно выполняют задачи в медучреждениях различного масштаба, пенсионных фондах, госорганах, банковских и страховых структурах, билетных кассах, складских терминалах.

Сегодня проявляют заинтересованность в специализированных системах и нотариусы, адвокатские конторы, достигшие среди населения определенной известности. Ведь современный клиент ценит свое время и хочет получить качественную услугу без лишнего ожидания.

Особенности функционирования электронной очереди

У входа в организацию либо учреждение, на предприятие посетителю необходимо подойти к терминалу, чтобы получить номер в очереди. Посетителю потребуется в экранном меню выбрать услугу или тему решаемого им вопроса. Талон содержит не только порядковый номер, но и количество людей, находящихся впереди, а также наименование оказываемой услуги. При возникновении затруднений, связанных с использованием функционала цифрового киоска, администратор поможет человеку правильно сделать выбор, предварительно выслушав причину посещения.

Совместно с талоном гость ожидает приглашения к освободившемуся исполнителю. Когда настает его очередь, как правило, на ТВ-панели отобразится порядковый номер его талона, указывается окно, к которому следует подойти без промедлений. Малогабаритное табло, смонтированное над окном, также отображает талонный номер приглашенного посетителя. Указанные сведения дублируются голосовым сообщением.

Достоинства эксплуатации электронной очереди у нотариуса для посетителей:

• Понятный прогноз по времени. Часто бывает вообще непонятно сколько времени можно провести в очереди к нотариусу, а в силу срочности, приходится тратить это время ожидая в живой очереди.
• Не требуется следить за гражданами, стоящими впереди. Именно поэтому при ожидании нет излишней нервозности.
• Система позволяет с определенной точностью спрогнозировать момент вызова к специалисту. Если ждать слишком долго, можно заняться своими делами.
• Не придется стоять в живой очереди. Присев в любом удобном месте, реально избежать переутомления.

Положительные моменты внедрения цифровой очереди у нотариуса для организации:

• Полностью отсутствуют прения между посетителями. В результате улучшается эмоциональная атмосфера. Лояльность клиентов также повышается.
• Потребители услуг равномернее распределяются между сотрудниками нотариальной конторы, поэтому удается избавиться от путницы, повысить результативность работы всего предприятия.
• Посетители с короткими вопросами и консультациями не ожидают значительное время в очередь, где выполняются длительные нотариальные действия.
• Появляется возможность всесторонне анализировать взаимодействие с посетителями, поскольку автоматически накапливается статистика о длительности обслуживания в зависимости от решаемого вопроса, работоспособности каждого исполнителя.

В случае, когда организация имеет предварительную запись и не имеет системы электронной очереди, важно понять, что предварительная запись не знает историю обслуживания и не управляет временем сотрудников, не знает их настоящую загрузку, эффективность. Использование предварительной записи без СУО помогает только распределить нагрузку в течение дня, но никак не сможет сократить время ожидания в случае плотного потока посетителей и напряженного обслуживания. Часто возникают ситуации, когда вы пришли к предварительно согласованному времени, но вас сразу не смогут принять и указать ожидаемую услугу.

Предварительная запись, работающая совместно с системой управления электронной очередью, позволит не только записаться в удобное для вас время прихода за услугой, но и получать соответствующие уведомления об изменениях и напоминания.

Состав аппаратно-программного комплекса электронной очереди

Большинство информационных систем, управляющих очередностью, состоят из пяти функциональных блоков:

• Регистратор для получения номера в электронной очереди. Устанавливается возле входа.
• Главное табло электронной очереди. Ставится на всеобщее обозрение в зале для ожидания.
• Табло рабочего места. Компактные конструкции размещаются над каждым окном.
• Система звукового оповещения.
• Служебные терминалы или виртуальные пульты обслуживания для сотрудников. Предназначены устройства для персонала, ведущего прием граждан. Именно поэтому располагаются на соответствующих рабочих местах или на ПК сотрудников.

Возможно добавление цифровых киосков или планшетов для проведения опросов среди клиентов. Целью может быть выставление оценок сотрудникам, определение степени удовлетворенности принятыми решениями, выяснение мнения о качестве обслуживания.

Назначение электронной очереди у нотариуса сводится к улучшению эффективности деятельности, качества предоставляемых сервисов. Сразу всеми участниками процесса отмечается устранение хаоса, нормализация эмоционального настроя посетителей. Впоследствии руководство получает достоверные сведения о работе персонала, позволяющие своевременно обнаруживать проблемные места, вовремя вносить коррективы.

Компания Q-Systems предлагает качественную разработку программного обеспечения для систем электронной очереди. Здесь обязательно учитываются особенности работы нотариальной конторы, нюансы бизнес-направления.