Эффективность электронной очереди – только факты

Возникновение длинных очередей возникает не только вследствие наплыва клиентов. Частой причиной этому считается простое отсутствие нормальной внутренней организации в офисе. Посетитель может просто не понимать, к кому именно ему обратиться для решения своего вопроса. В результате он становится в несколько очередей, чтобы не тратить лишнего времени. В противном случае, клиент, оказавшись на приеме, узнает, что данный операционист зала не занимается спецификой его проблемы. Электронная очередь в эффективности работы компании играет первоочередную роль.

Особенности работы

Существует стандартный алгоритм функционирования электронных систем управления очередью. Он состоит из следующих этапов:

• на входе посетитель видит терминал, в меню которого можно выбрать интересующую его услугу,
• система распределяет его к соответствующему сотруднику зала, записывая в очередь, выдает номер,
• посетитель размещается в специальной зоне и спокойно ожидает вызов,
• СУО получает от специалистов, ведущих прием, сообщения о процессе обслуживания,
• когда подходит очередь, звучит сообщение,
• клиент попадает к сотруднику, который готов решить его проблему.

Также есть возможность узнать предварительно, сколько людей впереди, различную дополнительную информацию. Таким образом обеспечивается комфорт для посетителей компании и устраняется вероятная суматоха внутри операционного зала.

Система управления очередью охватывает всех принимающих сотрудников и посетителей. В результате наблюдается эффективное распределение. Время простоя персонала и ожидания посетителей минимизируется. Учреждение или компания повышают уровень обслуживания.

Такое управление очередью является стандартным. Необходимо понимать, что возможна адаптация в соответствии с особенностями деятельности каждой организации.

Основные требования к СУО

Особенности каждого учреждения определяют функционирование автоматизированной системы. Кроме того, можно выделить основные правила, которым должна соответствовать каждая по размещению и процессам. Основной терминал устанавливает вблизи входа на видном месте. Посетитель должен войти и сразу его увидеть, найти без труда. Непосредственно у входа не стоит устанавливать, т.к. это может создать помехи для вошедших и уходящих посетителей.

Понадобится тщательно продумать меню терминала. Оно должно охватывать все услуги, быть простым, интуитивно понятным. Только в таком случае посетитель без посторонней помощи сможет разобраться, как получить талон. На лицевой стороне талона должна быть только полезная информация. Рекомендуется дополнительные сведения, рекламу печатать на обратной. Посетитель это прочитает при желании, пока будет ожидать прием.

Электронное управление очередью подразумевает размещение табло таким образом, чтобы из любого места зала ожидания было возможно увидеть информацию. Это требование относится и к размеру символов. При большой площади зала возможно размещение нескольких табло, чтобы охватить все зоны. Также выбирают и количество динамиков. Насколько комфортно посетителям, настолько быстро происходит обслуживание, без простоев операционистов.

Как только система будет введена в эксплуатацию, необходимо на протяжении нескольких недель наблюдать, как клиенты ею пользуются, не вызывает ли она затруднений. Всегда возможно откорректировать работу, если будут выявлены сложности с обращением. Необходимо адаптировать для людей разного возраста, особенно пожилых.

Для каждой компании/организации СУО становится полезной, а ее внедрение – выгодным. Затраты абсолютно оправдываются качеством и скоростью обслуживания, оптимизацией работы персонала.

Компания Q-Systems Solutions предлагает внедрить систему управления развитием бизнесом. Мы – официальный представитель корпорации Qmatic, поэтому в наших силах разработать оптимальное решение для вашего учреждения. Обращайтесь, чтобы получить результат. Повышайте производительность сотрудников и качество обслуживания посетителей!